loader

Các bước thiết lập tổng đài ảo

5 Bước thiết lập tổng đài ảo

  Tổng đài ảo mang lại những lợi ích về vận hành và chi phí thiết thực cho doanh nghiệp bạn

Bước 1: Đánh giá nhu cầu sử dụng hệ thống thoại của doanh nghiệp bạn

 Bạn cần kiểm tra và xác định các thông tin sau:

  • Số lượng người dùng
  • Các trang thiết bị như: điện thoại IP…
  •  Hạ tầng mạng internet

Tiếp theo, bạn cần xác định những tính năng nào sẽ sử dụng nhiều nhất trong doanh nghiệp bạn như:

  • Nhân viên gọi điện telesales ở tại văn phòng hay kể cả bên ngoài sử dụng ứng dụng gọi trên di động
  • Chi phí cước cuộc gọi thấp nhất
  • Bạn cần quản lý và giám sát tất cả cuộc gọi của nhân viên
  • Ghi âm để đánh giá chất lượng và hiệu quả làm việc

  Tổng đài ảo Zanicall đa dạng và đầy đủ các tính năng,  Chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn nên sử dụng tính năng nào phù hợp nhất

Bước 2: Kiểm tra băng thông mạng

Hệ thống thoại hoạt động trên đường truyền Internet. Vì vậy, bạn cần kiểm tra băng thông mạng xem đáp ứng theo số lượng người dùng hay không?

Các thông số quan trọng như:

  • Băng thông: 100 Kbps trên mỗi dòng (Ví dụ: 10 dòng cần 1.000 Kbps hoặc khoảng 1 Mbps)
  • Độ trễ: 150 mili giây trở xuống
  • Jitter: 20 mili giây hoặc ít hơn

Nếu công ty bạn có số lượng người dùng gọi ra đồng thời lớn, bạn nên trang bị 1 đường truyền riêng cho thoại để đảm bảo chất lượng tốt nhất

Bước 3: Chọn thiết bị đầu cuối phù hợp

Các thiết bị đầu cuối để sử dụng như: Điện thoại IP, Tai nghe, Softphone. Chúng ta cùng phân tích những trường hợp bạn nên sử dụng thiết bị đầu cuối nào phù hợp và tiết kiệm nhất

  • Công ty bạn có 1 hoặc 1 team phụ trách tiếp nhận cuộc gọi vào từ khách hàng và bộ phận này làm việc cố định tại văn phòng thì bạn nên chọn Điện thoại IP Phone như Yealink, Fanvil…
  • Bạn sử dụng để gọi ra telesales thì có thể sử dụng softphone cài đặt trên Laptop và sử dụng tai nghe. Phương án này giúp bạn không tốn chi phí đầu tư thiết bị. Trong môi trường làm việc nhiều tiếng ồn thì bạn nên lựa chọn các dòng tai nghe Call Center có tính năng lọc nhiễu, tiếng ồn xung quanh
  • Bạn và nhân viên bạn hay sử dụng điện thoại linh động, không phụ thuộc vào vị trí làm việc thì có thể sử dụng các ứng dụng gọi điện trên Mobile App như Zoiper…

Bước 4: Đăng ký hoặc chuyển đổi đầu số

  •  Nếu doanh nghiệp bạn chưa có đầu số hoặc không muốn sử dụng lại đầu số cũ thì có thể đăng ký đầu số VoIP mới của các nhà mạng như: VNPT, Viettel, FPT, CMC…
  • Nếu đầu số của bạn đã gắn liền với thương hiệu của bạn và không thể thay thế đầu số mới. Bạn chỉ cần thông báo với nhà cung cấp dịch vụ hệ thống tổng đài VoIP để hỗ trợ chuyển đổi đầu số đó từ PSTN sang VoIP giúp bạn vừa có thể giữ lại đầu số thương hiệu hiện có, vừa có thể trải nghiệm tối đa các lợi ích mà từ hệ thống VoIP mang lại

Bước 5: Thiết lập và cấu hình tổng đài ảo

Tại bước này bạn sẽ thực hiện thiết lập kết nối đầu số đến nhà mạng và cấu hình kịch bản cuộc gọi

   Zanicall sẽ hỗ trợ bạn toàn bộ các công việc về cài đặt và cấu hình tổng đài theo yêu cầu. Chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn 100% trong cả 5 bước trên.  Bạn sẽ có ngay 1 tổng đài đầy đủ tính năng và tiện lợi nhất

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *